L’organisation est la clé du succès lorsque l’on est un.e professionnel.le. En ce sens, une Office organiser peut vous aider de mille et une façons…
Tout d’abord, voici le sommaire :
- Quelques chiffres sur le sujet de la désorganisation dans le monde professionnel
- Qu’est-ce que l’Office organising ?
- Les missions d’une Office organiser
- Pourquoi faire appel à une Office Organiser ?
Si vous le souhaitez, vous pouvez zapper certaines parties de cet article mais sachez qu’elles sont toutes supers intéressantes 😁
Avant de rentrer dans le vif du sujet, commençons par quelques chiffres :
En 2016, l’Université d’Exeter a mené une étude afin d’examiner l’impact de l’autonomie de gestion sur les résultats des entreprises. Comme le soulignent les résultats, les entrepreneurs qui maitrisent l’organisation de leur cadre professionnel
- ont tendance à avoir de meilleures performances,
- prennent plus facilement des décisions éclairées pour leur entreprise que ceux qui n’ont pas cette autonomie.
La revue Reliable Plant a publié plusieurs études qui soulignent les conséquences négatives d’un espace de travail désorganisé :
- Selon une étude d’OfficeMax en 2012, les travailleurs passent en moyenne 4,3 heures par semaine à chercher des documents. Cela représente près de 10% du temps de travail hebdomadaire d’un employé à temps plein.
- Une autre étude menée par Brother Int. Corporation en 2012 a également montré que :
- 51% des employés estiment que le manque d’organisation affecte leur productivité sur leur lieu de travail
- et que 57% sont distraits par des documents ou des dossiers qui traînent sur leur bureau.
- Enfin, une étude menée par The Paperless Project en 2014 a révélé que les employés passent en moyenne 30 à 40% de leur temps à rechercher des documents, à les photocopier et à les classer.
Pour résumé, ces études montrent que l'organisation du lieu de travail est un élément important pour maximiser la productivité et l'efficacité d'un entrepreneur.
Qu'est-ce que l'Office organising ?
Si l’on traduit littéralement Office organising cela donne « Organisation du bureau ».
Mais cela est très réducteur par rapport à tous ce qu’il peut apporter aux entrepreneurs et professionnels.
La traduction la plus cohérente de l'Office organising serait "l'Organisation des espaces de travail".
Pourquoi cette traduction est plus cohérente ?
Il n’y a pas qu’une sorte d’espace de travail, il y en a une multitude, je m’explique…
Déjà parlons des espaces physiques :
Pour commencer, tout le monde ne travaille pas assis derrière un bureau… Je pense ici aux artisans, aux commerçants, aux techniciens, à certaines professions libérales, …
Ensuite, il y a celles et ceux qui travaillent derrière un bureau… Nous l’avons vu ces dernières années suite à la crise sanitaire, l’environnement de travail a évolué et se trouve maintenant ainsi bien sûr le lieu de travail « traditionnel » qu’au domicile de tout un chacun avec le télétravail.
Donc les espaces de travail physiques sont multiples : une pièce de stockage pour un commerçant, un local à archives, une camionnette pour un artisan, un bureau, un espace de télétravail, un atelier, un entrepôt, …
Et ça, ce n’était que pour les espaces physiques !
Poursuivons avec les espaces numériques...
Dans les années 80 et 90 tous les documents étaient des papiers, dans de jolis dossiers sur un joli bureau.
Mais maintenant, à l’ère de la dématérialisation et du numérique, nous avons de moins en moins de papiers et de plus en plus de documents numériques.
C’est ainsi que nous sommes de plus en plus amenés à devoir organiser nos ordinateurs et nos disques durs.
Le bazar physique (papiers, dossiers) s’est en effet transformé en bazar numérique (documents numériques, photos, données diverses et variées). Et nous manquons de plus en plus de place sur nos disques durs.
Voici donc pourquoi il est donc plus judicieux de parler de « l’Organisation des espaces de travail »… Car il y en a beaucoup qu’ils soient physique ou numérique !
Maintenant que vous savez ça…
En quoi consiste "l'Office organising" ? Prêt.e ? :
On peut diviser l’office organising (ou l’Organisation des espaces de travail) en 3 catégories :
- D’abord, il consiste à trier, désencombrer, réorganiser et optimiser aussi bien les espaces de travail physique (aussi appelé le contenant : pièces, bureau, mobilier,…) que ce qu’ils contiennent (aussi appelé le contenu : documents, dossiers,…).
- Il en va de même pour les espaces de travail numériques… L’Office organising consiste aussi bien à trier, désencombrer, réorganiser et optimiser les espaces de travail numérique eux-mêmes (ordinateurs, disques durs, serveurs, …) que ce qu’ils contiennent (documents numériques, données, e-mails, photos, vidéos,…)
- Le 3ème volet de l’office organising consiste à transmettre à l’entrepreneur des conseils, des routines ainsi que des trucs & astuces afin qu’il n’y ait pas d’effet rebond, que le bazar ne revienne pas afin de lui faire gagner du temps et de la productivité.
Les missions d'une Office organiser
À l’instar de sa grande sœur la « Home organiser », l’Office organiser est une professionnelle de l’organisation.
Vous ne savez pas ce qu’est une Home organiser, je vous invite à lire cet article sur le sujet 😉.
Elle est experte en organisation et en gestion des espaces.
Une Office organiser aide les entrepreneurs et les entreprises à organiser leurs environnements de travail afin d’améliorer leur efficacité et leur productivité.
Elle propose des solutions personnalisées en fonction des situations afin que les entrepreneurs puissent se recentrer sur leur cœur de métier.
Les missions d’une Office organiser peuvent être nombreuses (liste non exhaustive) :
- Aménager un espace pour pouvoir accueillir de nouveaux collaborateurs,
- Trier, désencombrer, organiser et optimiser un espace pour qu’il redevienne fonctionnel,
- Aménager un espace de télétravail chez un professionnel,
- Faire un book à un artisan avec ses photos afin de montrer ses réalisations à ses futurs clients,
- Mettre en place un système de classement,
- Mettre en place un système d’archivage,
- Désencombrer une boîte email et mettre un système en place pour que le bazar ne revienne pas,
- Réorganiser une pièce de stockage,
- Déléguer les tâches administratives
- …
Elle peut également proposer des astuces et des outils pour gérer les tâches quotidiennes, améliorer la gestion du temps.
Une Office organiser peut aussi bien travailler pour un indépendant, un artisan, un commerçant que pour des professions libérales, des TPE, PME ou bien des grandes entreprises.
Pourquoi faire appel à une Office Organiser ?
Après avoir lu les conclusions des différentes études au début de cet article, nous pouvons dire qu’il est reconnu qu’un espace de travail (physique ou numérique) désorganisé peut entraîner :
- des pertes de temps importantes,
- une diminution de la concentration,
- des tensions entre les collaborateurs,
- ainsi qu’une perte de productivité qui peuvent avoir des conséquences négatives sur les résultats de l’entreprise.
Ainsi, la liste des bienfaits suite à une opération d’office organising peut être longue et là encore la liste n’est pas exhaustive :
- Gain de temps
- Gain d’espaces
- Gain d’argent (car le temps c’est de l’argent)
- Gain de productivité
- Réduction du stress et de l’anxiété du professionnel
- Amélioration de la concentration et de la motivation
- Amélioration du bien-être et de l’harmonie dans l’espace de travail.
Pour finir, si vous souhaitez retrouver de la sérénité et de la productivité au travail (comme la petite dame juste au-dessus) et si vous cherchez une office organiser… 😉 Je me ferais un plaisir de répondre à vos questions.
Forte de mes 18 ans d’expérience dans une grande PME à faire du dépannage et de l’assistance informatique, de la réorganisation et de l’optimisation d’espaces ainsi que de la gestion administrative, je sais répondre aux différents besoins d’une entreprise et je suis à votre écoute afin de trouver des solutions adaptées à vos problématiques.
Vous pouvez consulter et télécharger mon Flyer en cliquant ci-dessous
Vous êtes arrivé à la fin de cet article ! J’espère qu’il vous a plu et qu’il vous a éclairé sur ce métier qui mérite d’être connu et reconnu 😁.
À très vite
